Cách viết mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh ngắn gọn

Ngày nay, làm việc và học tập trong môi trường tiếp xúc với người nước ngoài là rất phổ biến. Vì vậy, bên cạnh việc có thể nghe, nói, đọc hiểu tiếng Anh, bạn còn cần phải học một số cách sử dụng tiếng Anh trong các trường hợp đặc biệt như viết thư thương mại, viết mẫu đơn xin nghỉ phép,…

Trong bài viết hôm nay, tuhocielts.vn sẽ giới thiệu cách viết mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh ngắn gọn. Hãy cùng theo dõi bài viết để tham khảo nhé.

Xem thêm các bài viết liên quan:

• Cách viết personal statement – hướng dẫn kinh nghiệm mẫu nổi bật
• Cách viết bài văn hay trong TOEIC Writing
• Hướng dẫn cách viết: IELTS Academic writing task 2

1. Những việc nên làm trước khi xin nghỉ phép

Thông báo sớm cho người quản lý

Nếu việc đó đã được lên lịch từ trước và bạn biết bạn sẽ phải vắng mặt vào ngày đó, hãy thông báo sớm cho người quản lý để họ có thể sắp xếp công việc và lịch trình.

Nếu trường hợp của bạn là bất khả kháng như chữa bệnh, chăm sóc người ốm đừng vì vội vàng quá mà quên xin phép nghỉ với người quản lý nhé. Bạn có thể gửi mail, tin nhắn hoặc thậm chí là gọi điện thoại để xin phép ngay lúc đó và sau đó gửi đơn xin nghỉ phép một cách nhanh chóng nhất có thể.

Thành thực về lý do và thời gian nghỉ phép

Trung thực và trình bày chính xác lí do và thời gian nghỉ phép của bạn. Bạn có thể không cần trình bày có cụ thể, chỉ cần đáp ứng đủ các yêu cầu để sếp bạn có thể tin tưởng và sắp xếp công việc.

Đưa ra các kế hoạch xử lý công việc của bạn khi bạn vắng mặt

Hãy để quản lý của bạn biết bạn có kế hoạch phân phối công việc của mình trong kỳ nghỉ phép. Bạn có thể thỏa thuận với thành viên khác trong nhóm để họ tiếp nhận công việc của bạn, xử lý công việc từ xa nếu có thể,… hãy cho họ thấy bạn chủ động, có trách nhiệm và quan tâm đến công việc của mình.

2. Cách viết mail xin nghỉ phép bằng tiếng Anh

Giống như viết email bằng tiếng Việt, bạn cần phải tuân theo một số quy tắc để đảm bảo rằng nó được trình bày một cách rõ ràng và chuyên nghiệp.

Xem ngay bài viết: Hướng dẫn các bước viết Email tiếng Anh chuyên nghiệp

• Tiêu đề email: Tùy thuộc vào hoàn cảnh, hãy viết một tiêu đề xin nghỉ phép phù hợp với lý do nghỉ phép của mình. Hoặc chỉ đơn giản là đặt tiêu đề email là: Requesting leave of absence (Yêu cầu nghỉ phép) – [Tên của bạn]
• Lời chào: Ngay cả khi bạn là bạn bè, có quan hệ tốt với sếp thì phải cần phải có lời chào đúng cách trong một email chính thức. Mở đầu bằng: Dear sir , Dear Ms/Mr [Tên sếp] hay điều gì đó tương tự.
• Đoạn mở đầu: Bắt đầu email của bạn với yêu cầu xin nghỉ cũng như thời gian bạn xin nghỉ (ngày bắt đầu và kết thúc)
• Nội dung: Giải thích rõ ràng lý do tại sao bạn cần những ngày nghỉ này. Điều này giúp hạn chế những hiểu lầm có thể xảy ra giữa bạn và sếp bởi họ hiểu được vì sao bạn lại đưa ra yêu cầu này.
• Đoạn cuối cùng: Ở đây bạn sẽ giải thích cách công việc được giải quyết khi bạn vắng mặt, cách bạn lên kế hoạch để công việc có thể được tiếp nhận bởi một người khác dễ dàng nhất (ví dụ như ghi chú chi tiết về dự án đang phụ trách,..). Và đừng quên cách có thể liên hệ với bạn trong trường hợp khẩn cấp.
• Kết luận: Kết thúc email của bạn với lời cảm ơn công ty và sếp xem xét yêu cầu của bạn. Tên và chữ ký của bạn.

3. Một số cấu trúc câu và lưu ý khi viết thư

Khi viết thư xin nghỉ phép bạn cần lưu ý 2 tiêu chí quan trọng sau:

• Tiêu đề thư nên rõ ràng: Một điều cần thiết và vô cùng quan trọng là tiêu đề thư nên rõ ràng về mục đích xin nghỉ phép của bạn. Nhiều nhà quản lý thậm chí chỉ để ý mỗi tiêu đề và lý do xin nghỉ phép do họ không có nhiều thời gian. 
• Nội dung cần ngắn gọn: nên đề cập vào nội dung chính là nêu thời gian và lý do nghỉ phép. Không cần nhắc lại quá nhiều nội dung trong email.

3.1. Một số cấu trúc câu để viết lý do

Bạn có thể tham khảo các mẫu câu nêu lý do xin nghỉ phép một cách lịch sự và hợp lý như dưới đây:

• I would like to ask permission for a day off from work on ….. (date) because ….. (reason)

Tôi viết thư này để xin phép (ông) bà cho tôi nghỉ một ngày vào …. (ngày) vì ….(lý do).

• I am writing to request your approval for a day off on ….(date) for a family matter.

Tôi viết thư này để xin phép nghỉ một ngày vào ngày …. vì lý do gia đình.

• I am writing this letter to let you know that I am in need of a long-term leave, from …. to… (date)

Tôi đang viết thư này để cho anh biết rằng tôi thật sự cần nghỉ phép dài hạn, từ… đến… (ngày).

• I am writing to request your approval for …. day leave for … (reason)

Tôi viết thư này để mong anh đồng ý cho tôi nghỉ phép …. ngày vì … (lý do).

• I am writing this letter to inform you that I need to take a day of absence on the … (date) of this month

Tôi viết thư này để thông báo với anh rằng tôi cần nghỉ một ngày vào ngày… tháng này.

• I request you to grant me … days of emergency leave for this reason.

Tôi mong anh cho tôi nghỉ phép … ngày vì lý do khẩn cấp này.

• I am writing this letter to let you know about my requirement for an important unexpected leave.

Tôi viết thư này để anh biết về mong muốn xin nghỉ phép quan trọng và bất ngờ của tôi.

• This letter concerns my request regarding my leave from … to …(date)

Thư này là về việc tôi xin nghỉ phép từ ngày… đến ngày …

3.2. Đặt tiêu đề thư xin nghỉ phép như thế nào?

Tiêu đề thư là phần bắt buộc phải có trong mỗi bức thư. Một tiêu đề thư hoàn chỉnh là một tiêu đề nói lên được nội dung chính và đầy đủ của bức thư. Chúng ta có những cách đặt tiêu đề như sau:

• Cách 1: [Reason] leave application

Ví dụ: Maternity leave application, Sick leave application,…

• Cách 2: [Tên nhân viên] – Ask for ….leave on/from… to….

Ví dụ:Nguyen Van A – Ask for sick leave on 23rd May 2019

Tuy nhiên, nên ưu tiên đặt tiêu đề theo cách thứ hai, do tiêu đề này chứa đầy đủ nội dung chính cần thiết để Giám đốc/Quản lý có thể ngay lập tức nắm được nội dung bức thư.

4. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh

Sau đây, tuhocielts.vn sẽ cung cấp các mẫu đơn xin nghỉ phép tham khảo bằng tiếng Anh. Dựa vào mẫu này, bạn có thể tự viết cho mình một bức thư hoàn chỉnh.

4.1. Mẫu đơn xin nghỉ bệnh

Mẫu 1

Employee Name:……………………………………………………………………………………………

Employee Address:………………………………………………………………………………………..

Employee Personal Phone Number:……………………………………………………………………

Position:………………………………………………………………………………………………………..

Date:…………………………………………………………………………………………………………….

Department:………………………………………………………………………………………………….

Subject: Nguyen Van B – Ask for wedding leave application

from 12nd to 15th December 2019

Dear Mr. A,

I would like to request a leave of absence, from December 12nd to December 15th. The reason is that I have caught the flu yesterday, December 11st, so, I will need to take a rest at home. Please let me know if I can provide any further information regarding this request.

Thank you very much for your consideration.

With kind regards,

Nguyen Van B

Bài dịch:

Tên nhân viên:……………………………………….. ………………………………………….. ……..

Địa chỉ nhân viên: ……………………………………….. ………………………………………….. ….

Số điện thoại cá nhân của nhân viên: ……………………………………… ……………………………

Chức vụ:………………………………………… ………………………………………….. …………………

Ngày:………………………………………… ………………………………………….. ……………………..

Phòng ban: ………………………………………… ………………………………………….. …………..

Tiêu đề: Nguyễn Văn B – Đơn xin nghỉ phép do bận việc cưới xin

từ ngày 12 đến ngày 15 tháng 12 năm 2019

Kính gửi thưa ông A,

Tôi muốn xin nghỉ phép, từ ngày 12 tháng 12 đến ngày 15 tháng 12. Lý do là tôi đã bị cúm vào ngày hôm qua, ngày 11 tháng 12, và vì vậy, tôi sẽ cần nghỉ ngơi tại nhà. Xin ông vui lòng cho tôi biết rằng liệu tôi có cần cung cấp thêm thông tin liên quan đến yêu cầu này hay không.

Xin cảm ơn ông rất nhiều.

Trân trọng,

Nguyễn Văn B

Mẫu 2

Subject: Requesting a leave of absence

Dear Mr. Smith:

I would like to request a leave of absence for medical reasons. I will be having hernia surgery on September 1 and expect to return to work approximately three weeks later.

I can provide written documentation from the surgeon, if necessary.

Thank you very much for your consideration.

Sincerely,

Your Name

4.2. Mẫu xin nghỉ phép để đi du lịch

Mẫu 1

Subject: Application of leave for 10 days.

Dear Sir,

I wish to apply for 10 working days leave from the 15th of August 2013 till the end of the month (15th – 30th August 2013) as I am going on a family vacation.

I would like to have your approval on my leave of 10 days. All my responsibilities and the outstanding work will be taken care of by me before I leave.

Looking forward to a positive reply at the earliest!

Thanking you.

Yours sincerely,

Ramesh Iyer.

Content Manager.

Mẫu 2

Dear Mr./Ms. Last Name:

I would like to request a thirty-day leave of absence for personal reasons. If possible, I would like to leave work on July 1 and return on August 1.

If approved, I will be traveling during this period, but I would be glad to assist with any questions via email or phone.

Thank you very much for your consideration.

Sincerely,

Your Signature (hard copy letter)

Your Typed Name

4.3. Mẫu xin nghỉ phép vì lý do gia đình

Subject: Requesting a leave of absence

Dear Mr/Mrs _____,

I am writing to request your approval for a day off on [ngày] for a family matter.

Thank you very much for your consideration and I am looking forward to your decision at your earliest convenience.

Sincerely,

[tên của bạn]

4.4. Mẫu đơn xin phép nghỉ học

Date: (Ngày tháng viết đơn)

Title: Letter requesting for (số ngày muốn nghỉ, ví dụ: one, two…) of leaving

Content:

My name is (…) and I’m in class (…). I would like to request from you to allow me to have a (…) day(s) (nếu là trên 2 ngày thì phải có s ) leave. I would like to use this time to be able to use this free time for me to recover myself (hoặc bất cứ lý do nào khác bạn muốn). Due to my health is in bad condition, I may not be able to come back to school until I get better. I will just use my leave credits in exchange for these requests if this will not be granted. Hoping for your feedback with regards to my concern.

Thank you and regards,

Tên bạn.

5. Mẫu đơn xin nghỉ việc tiếng Anh

Đơn xin nghỉ việc tiếng Anh hay còn có tên gọi khác là Letter of resignation, Goodbye Letter hoặc Farewell Letter và chắc chắn một việc là thay vì viết bằng Tiếng Việt – thứ ngôn ngữ mẹ đẻ thì bạn phải viết hoàn toàn bằng tiếng Anh.

Thông qua lá đơn đó, bạn bày tỏ nguyện vọng được thôi công việc hiện tại và mong sếp sẽ chấp thuận. Ở phần này tôi xin đưa ra 2 mẫu đơn xin nghỉ việc bằng Tiếng Anh tới các bạn.

5.1. Một số cụm từ thông dụng thường được dùng trong đơn xin nghỉ việc

• Resign: từ chức, xin thôi việc
• Resignation letter = Letter of Resignation: đơn xin nghỉ việc
• I made a difficult decision, sir and here is my letter of resignation: Thưa ngài tôi đã có một quyết định khó khăn và đây là lá đơn xin nghỉ việc của tôi.
• I quit because I want to spend more time for my parents: Tôi xin nghỉ việc bởi vì tôi muốn dành nhiều thời gian chăm sóc bố mẹ mình hơn.
• I want to change my environment: Tôi muốn thay đổi môi trường làm việc của mình
• I quit because I want to try something different: Tôi nghỉ việc vì tôi muốn có cơ hội thử một công việc khác)

5.2. Mẫu đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh

Mẫu 1

Họ tên đầy đủ của bạn

Tên của công ty

Ngày tháng năm bạn viết đơn

Dear Mr. [tên quản lý của bạn]

Tiêu đề:  Letter of resignation from the post of [điền vị trí công việc của bạn vào đây] from [tên công ty].

I hereby tender my resignation from the position of [vị trí công việc của bạn] from [ngày mà bạn sẽ nghỉ việc]. This may kindly be treated as my notice period and be relieved from [ngày mà bạn sẽ nghỉ việc].

This decision has been very difficult for me. However, I have been offered an opportunity that I feel with assisting me in my career growth.

As detailed in the employment contract I once again request you to treat this as my notice period and relieve me from the closing hours from my duties on  [ngày nghỉ việc].

At the outset, I would like to thank my management and all my colleagues for the extraordinary support rendered to me in fulfilling the tasks given to me during the tenure of my office in this company.

Thanking you in advance.

Yours sincerely

[Chữ ký của bạn]

Mẫu 2

Dear Mr./Ms. [tên của quản lý hay giám đốc]

I would like to inform you that I am resigning from my position as [vị trí công việc mà bạn đang đảm nhận] for the [tên của công ty bạn đang làm việc] , effective [ngày tháng bạn sẽ thôi việc].

I wish to thank you in particular and all my colleagues for the opportunities given to me for the professional and personal development that I had undergone during the last five years. I have enjoyed every moment of working for this company and appreciate the support provided me during my tenure with the company.

If I can be of any help during this transition, please let me know.

Sincerely,

[Chữ ký của bạn]

Trên đây tuhocielts.vn đã cung cấp các cấu trúc viết cũng như mẫu thư xin nghỉ phép bằng tiếng Anh. Bạn có thể dựa vào đó để viết cho mình một đơn xin nghỉ phép gửi đến sếp, giáo viên của bạn. Nếu có bất kì thắc mắc gì đừng ngần ngại để lại comment bên dưới, tuhocielts.vn sẽ giải đáp một cách nhanh chóng nhất.